Joomla TemplatesWeb HostingFree Money
Поиск на сайте

Подготовка и оформление приказов

Разработка проекта приказа осуществляется по указанию руководителя организации. Проект готовит отдельное структурное подразделение, должностное лицо или компетентный специалист. Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, решений коллегиальных органов, докладных записок, служебной переписки и т.п.), нормативно-правовых актов, правительственных постановлений, издававшихся ранее распорядительных документов организации и т.п. Полезным является выявление на этом этапе мнения заинтересованных структурных подразделений, проведение консультаций с ведущими специалистами, юридической службой.

К составлению текста приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задач издания приказа. Текст вначале пишется вчерне, на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими и финансовыми средствами решаются на уровне руководства организации. Текст проекта приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т.п.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку. Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами. Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке — бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

В полный состав реквизитов приказа, включая реквизиты бланка, входят следующие:

Государственный герб Российской Федерации, если это соответствует Положению о Государственном гербе РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта Российской Федерации  или изображена символика (эмблема, товарный знак) организации;

наименование организации — автора документа;

наименование вида документа;

дата;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

идентификатор электронной копии документа.

Текст приказа (реквизит 20) предваряет реквизит 18 — заголовок к тексту. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается, как правило, шрифтом № 13 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается с 5-го знака от левой границы текстового поля. Заголовок отражает краткое содержание документа, отвечая на вопрос "о чем?". Объем заголовка должен укладываться в 2—3, максимум в 5 строк каждая длиной в 28 знаков при угловом расположении реквизита и в 2—3 строки, каждая длиной до 40—50 знаков, расположенных симметрично относительно границ текста ниже реквизита 14 (место составления или издания документа) — при продольном расположении реквизита.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Канцелярия (секретарь руководителя) после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. При необходимости подписанный приказ ксерокопируется, заверяется простой печатью и раздается исполнителям.

Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатается слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть напечатана (с помощью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть постоянных реквизитов при этом опускается. Выписка заверяется секретарем-референтом (секретарем руководителя) и выдается ответственному исполнителю под расписку.

 

Rambler's Top100