Joomla TemplatesWeb HostingFree Money
Поиск на сайте

Требования к составлению и оформлению распорядительных документов

Распорядительные документы являются после деловых писем наиболее распространенным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений, документируемых в распорядительных документах — приказах, постановлениях, указаниях, решениях, распоряжениях. Документирование распорядительный решений в конечном счете сводится к фиксации их на бумаге или значительно реже на других носителях информации по установленным правилам и требованиям. Оформление распорядительных документов осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения информационных элементов документов — реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-92). Состав реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД) оговорен ГОСТ Р 6.30-2003. Для подготовки приказов и других распорядительных документов используются не все предусмотренные стандартом реквизиты, поскольку ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется и на другие виды документов (письма, акты, протоколы и др.).

Полный состав реквизитов, оговоренный стандартом:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным. Так, в распорядительных документах реквизиты 13, 15, 16, 17, 19 не используются вовсе, а реквизиты 21, 23, 24, 25, 29, 30 применяются по мере необходимости. Состав реквизитов распорядительных документов делят на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов может изменяться для разных документов одного и того же наименования.

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов: код и наименование организации — создателя документа; местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации (реквизит 08). Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономной области, автономных округов.

Герб субъекта РФ — главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий его историческое и административное значение. Герб города, района размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района, установленного нормативными актами городов, районов. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема и товарный знак — символы, признаки, изобразительные обозначения, облегчающие поиск документа, придающие эстетический вид бланку, дающие представление об адресате, они помогают потребителю отличить товар или услугу производителя (исполнителя). Располагаются на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08), слева. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код ОКПО присваивается предприятию, организации согласно Положению о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций. Код состоит из восьми знаков.

Opганам власти и управления присваивается код по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и трудно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. Нанесение реквизита 04 на бланках распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 не предусматривает.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ГОСТ Р 6.30-2003 нанесения ОГРН на бланках распорядительных документов не предусматривает. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ГОСТ Р 6.30-2003 нанесения ИНН/КПП на бланках распорядительных документов не предусматривает. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами, с целью сокращения количества применяемых форм документов, исключения из обращения не унифицированных форм и дублирования информации. Все вновь создаваемые унифицированные формы документов подлежат регистрации по ВНИИКИ Госстандарта России с последующим включением в ОКУД. Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ). Унифицированная система ОРД имеет код 0200000.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором служебного документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации. В их числе (на бланках для писем) могут быть приведены сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации и т.д. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Вид документа определяется его содержанием и назначением. Номенклатура используемых в организации документов может быть уточнена положением о службе документационного обеспечения управления или иным распорядительным документом. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, следует использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифровой. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер — это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа. Место для нанесения регистрационного номера на бланке отведено рядом с датой.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, договоров и др.) — это обычный порядковый номер документа, например: Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит на распорядительных документах не приводится. Ссылка используется только в бланках для писем и состоит из постоянной части реквизита "На №_от_", которая заполняется номером и датой входящего документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации " и "Справочные данные об организации ". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Данный реквизит приводится в целях исключения ошибок в указании местонахождения организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите 09 "Справочные данные об организации".

Местом издания документа для юридического лица будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала. Адресат на распорядительных документах не указывается. Реквизит используется при оформлении служебных писем.  Распорядительные документы, являясь по своему статусу правовыми актами, утверждения не требуют. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:- о чем (о ком), чего (кого). К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не составлять. Заголовок располагается слева над текстом документа в рамках выделенного "уголками" места. Заголовок экономит время при работе с документом, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Он переносится в регистрационные формы, базу данных. Заголовок к документам распорядительного характера нередко также выравнивается по центру. Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.

Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле на приказах и других распорядительных документах не наносится, поскольку в самом документе указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается осуществление контроля. Реквизит наносится в необходимых случаях на входящие письма. Текст является основным реквизитом документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры организации в целом.

Из общих положений о требованиях к тексту следующие: текст распорядительного документа должен быть лаконичным, ясным по мысли, терминологически точным. В тексте следует избегать сложных придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов. Языковые конструкции должны содержать устоявшиеся, "стандартные" словосочетания, текст излагается в повелительной форме. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственном языке субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации официально публикуются на русском языке. В республиках указанные правовые акты наряду с официальным опубликованием могут публиковаться на государственных языках соответствующих субъектов Российской Федерации. В промышленности, в сфере связи, на транспорте и в энергетике на всей территории Российской Федерации применяется русский язык, а также другие языки в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Распорядительные документы в подавляющем числе случаев оформляются в виде связного текста, изредка включающего таблицу или одну из простейших форм таблиц — форму вывода. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы; подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Не допускается вводить в таблицу графу "номер по порядку". В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом углу пишут "Приложение №"с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. В состав реквизита "Подпись " входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на (бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Право подписания документов должностным лицам организации может быть предоставлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий. При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

На одном уровне располагают подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах (контрактах), имеющих несколько подписей. Документ нередко подписывается временно исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не рекомендуется ставить предлог "за ", надпись от руки "зам " или косую черту перед наименованием должности. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Зона для реквизита "Гриф согласования документа" размещается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне документа. Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне — слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита "Отметка о наличии приложения", делается запись "Лист согласования прилагается". При этом на листе согласования указывается, к какому документу этот лист относится.

Согласование документа может проводиться с подчиненными и не подчиненными органами и организациями, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Визирование документа является формой его внутреннего согласования в пределах конкретной организации. Согласование документа оформляют визой согласования, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать — круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением Герба России могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций.

Печать должна содержать полное наименование юридического лица, в скобках — краткое наименование (если таковое имеется) и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно Единому государственному реестру юридических лиц. Простые печати, кроме круглых, бывают различной геометрической формы — прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных целей — от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и пр.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; местонахождение; словосочетание: "индивидуальный предприниматель"; регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации. Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Виды документов и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, положениях о службах документационного обеспечения управления, инструкциях.

Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, завершившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Верность копии документа заверяется сотрудником организации (секретарем-референтом, инспектором отдела персонала). Отметка о заверении копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т. п.

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью. Печать также ставится на копиях документов, выполненных на гербовых бланках, тиражированных средствами оперативной полиграфии и предназначенных для рассылки. Кроме того, печать ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, нормативные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами). Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе в специально выделенной зоне.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Реквизит 29 проставляется только на входящих документах (письмах), в частности, на сопроводительных письмах, с которыми может пересылаться копия распорядительного документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу — электронной копии документа, включая имя файла и расширение. Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации. ГОСТ Р 6.30-2003 не предусматривает реквизита конфиденциальности (ограничения доступа) документа. Однако необходимость сохранения служебной (коммерческой) тайны очевидна. Правовой базой сохранения коммерческой тайны является Федеральный закон "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 г № 98-ФЗ.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (статья 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с ней. Гриф доступа к конфиденциальной документации (в том числе к электронной) ставится на всех экземплярах документов, их черновиках и копиях. Традиционно гриф ограничения доступа к документу ставится в его верхнем правом углу.

 

Rambler's Top100